Assistant administratif / Assistante administrative
Emploi Enseignement - Formation
Lille, 59, Nord, Hauts-de-France
Accueil et interface avec l'extérieur :
* Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants et apprenants). Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées. Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d'un invité, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
* Prendre en charge les relations avec les services internes à l'Université (comptabilité, techniques, informatique, RH, etc.) pour ce qui concerne les échanges de documents au quotidien. Résoudre les problèmes et alerter le cas échéant.
Gestion logistique :
* Organiser et préparer la logistique des réunions et de certains évènements : veiller au bon déroulement, gérer les commandes de repas/cafés, réservations de salles, etc.
* Organiser et préparer la logistique des voyages/déplacements : réservation de l'hébergement et transport, inscription, etc.
Gestion administrative :
* Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes,[...]
